Aan de slag & inloggen
Je opent Occupo in de browser — er is geen app nodig. Je krijgt van ons een inloglink en logt in met je e-mailadres en wachtwoord.
Je dag bekijken
Meteen na het inloggen zie je de reserveringen van vandaag. Boven staan de kerncijfers (aantal reserveringen, couverts, wie aan tafel zit, no-shows) en een balkje met de drukte per uur.
- Wissel met Dag en Week voor het overzicht.
- Blader met de pijlen naar een andere dag; Vandaag brengt je terug.
- Filter op status met de knoppen (Aanvragen, Verwacht, Aanwezig, Afgerond…).
Een reservering toevoegen
Belt er iemand of loopt er iemand binnen? Voeg de reservering zelf toe:
- + Nieuwe reservering voor een telefonische boeking (datum, tijd, aantal, naam).
- Walk-in voor een gast die nu binnenkomt.
Een e-mailadres is hierbij niet verplicht — laat je het leeg, dan gaat er geen bevestigingsmail uit.
Een reservering afhandelen
Elke reservering doorloopt een paar statussen. Je klikt op de knoppen bij de reservering:
Werk je met "op aanvraag", dan krijgt de gast bij bevestigen of weigeren automatisch bericht — je hoeft dus zelf niet te bellen of te mailen.
Zo houd je de dag overzichtelijk en zie je in één oogopslag wie er is, wie nog moet komen en wie niet kwam opdagen.
Een gast zoeken
Klik op het vergrootglas en typ een naam om snel een reservering terug te vinden — handig als een gast belt over zijn boeking.
De wachtlijst
Zit een gewenste tijd vol, dan kan de gast op de wachtlijst. Je ziet de wachtlijst in een eigen tabblad en kunt iemand een plek aanbieden zodra er iets vrijkomt.
Wat de gast per e-mail krijgt
Bij een online boeking krijgt de gast automatisch:
- een bevestigingsmail direct na het reserveren;
- een herinnering 24 uur van tevoren, met knoppen om te bevestigen of te annuleren.
Werk je met "op aanvraag"? Dan krijgt de gast eerst een mail dat zijn aanvraag in behandeling is. Zodra jij de aanvraag afhandelt, ontvangt de gast bericht of die is geaccepteerd (met de definitieve bevestiging) of helaas niet mogelijk is.
De mails staan op naam van jouw zaak. Zonder e-mailadres (bijv. een telefonische boeking) gaat er geen mail uit.
De plattegrond Premium
Met Premium zie je je zaal met de echte tafels. Je wijst gasten aan een tafel toe en sleept ze desgewenst naar een andere — zo zie je je bezetting in één oogopslag. Reserveringen zonder tafel staan in het lijstje "nog toe te wijzen".
Gastprofielen Premium
Terugkerende gasten krijgen een profiel met bijvoorbeeld allergieën, voorkeuren en hun bezoekhistorie. Zo herken je vaste gasten en weet je meteen waar je op moet letten.
Inzichten Premium
Bekijk je bezetting per weekdag, je drukste tijden, je no-show-percentage en hoeveel gasten terugkeren — handig om slimmer te plannen en in te kopen.
Exporteren
Met de Export-knop download je je reserveringen als CSV-bestand, bijvoorbeeld voor de boekhouding.
Account & wachtwoord
Alleen personeel van jouw zaak logt in; gasten hoeven nooit een account te maken. Meerdere medewerkers kunnen tegelijk werken op verschillende apparaten.
Wachtwoord vergeten? Klik op het inlogscherm op "Wachtwoord vergeten". Je krijgt een e-mail met een link om zelf een nieuw wachtwoord in te stellen.
Hulp nodig?
Kom je er niet uit of wil je iets aangepast hebben? Mail algemeen@hlwebdesign.nl — we helpen je graag verder.